Czym są składki ZUS i kto ma obowiązek ich opłacania?
Definicja i rodzaje składek ZUS
Składki ZUS to podstawowy filar systemu ubezpieczeń społecznych w Polsce. Są to obowiązkowe opłaty na rzecz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, które mają na celu finansowanie m.in. emerytur, rent, zasiłków chorobowych, wypadkowych, macierzyńskich oraz świadczeń zdrowotnych. System składkowy zapewnia osobom ubezpieczonym dostęp do szerokiego wachlarza świadczeń – zarówno w okresie aktywności zawodowej, jak i po jej zakończeniu.
Składki ZUS dzielą się na kilka kategorii:
- Składka emerytalna – finansuje przyszłe emerytury. Jest obowiązkowa i opłacana zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę.
- Składka rentowa – zabezpiecza przed utratą dochodu w wyniku niezdolności do pracy. Również finansowana z obu stron.
- Składka chorobowa – dobrowolna dla osób prowadzących działalność gospodarczą, obowiązkowa dla pracowników. Umożliwia otrzymanie zasiłku chorobowego i macierzyńskiego.
- Składka wypadkowa – obowiązkowa, opłacana przez pracodawcę. Chroni pracownika w przypadku wypadków przy pracy i chorób zawodowych.
- Składka na Fundusz Pracy (FP) – obowiązkowa dla zatrudnionych, finansowana przez pracodawcę. Środki z FP służą m.in. wypłacie zasiłków dla bezrobotnych.
- Składka na Fundusz Solidarnościowy (FS) – wspiera m.in. osoby z niepełnosprawnościami i system emerytalny.
- Składka zdrowotna – przekazywana do NFZ, daje dostęp do publicznej opieki zdrowotnej. Obowiązkowa dla wszystkich.
Łącznie stanowią one znaczący procent wynagrodzenia brutto, a ich prawidłowe i terminowe opłacanie jest kluczowe dla uzyskania uprawnień do świadczeń społecznych oraz dla uniknięcia problemów prawnych.
Obowiązek opłacania składek – pracownicy, przedsiębiorcy, zleceniobiorcy
Do opłacania składek ZUS zobowiązani są wszyscy, którzy wykonują pracę zarobkową na podstawie stosunku pracy, umowy cywilnoprawnej lub prowadzą własną działalność gospodarczą.
1. Pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę
Dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, składki odprowadzane są automatycznie przez pracodawcę. Pracownik nie musi się o nic martwić – jego wynagrodzenie brutto jest podstawą do naliczenia składek, które trafiają do ZUS. Pracodawca odpowiada za ich obliczenie, pobranie i terminowe przekazanie.
Zarówno pracownik, jak i pracodawca finansują część składek:
- pracownik płaci: składkę emerytalną, rentową, chorobową i zdrowotną,
- pracodawca pokrywa część składki emerytalnej, rentowej, wypadkowej oraz Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy.
To właśnie ten model jest najbardziej kompleksowy – gwarantuje pracownikowi pełną ochronę społeczną i zdrowotną.
2. Osoby prowadzące działalność gospodarczą
Przedsiębiorcy, czyli osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, są zobowiązani do samodzielnego:
- wyliczania wysokości składek,
- opłacania ich co miesiąc,
- przesyłania ich w jednej zbiorczej płatności na swój indywidualny rachunek ZUS.
Dla przedsiębiorców składki są obowiązkowe – z wyjątkiem składki chorobowej, która jest dobrowolna. Brak opłaty tej składki oznacza brak prawa do zasiłku chorobowego czy macierzyńskiego.
Osoby zakładające firmę po raz pierwszy mogą skorzystać z preferencyjnych warunków:
- ulga na start (przez pierwsze 6 miesięcy działalności – brak składek na ubezpieczenia społeczne),
- mały ZUS plus (niższe składki przez kolejne 24 miesiące),
- preferencyjna podstawa wymiaru (ustalana na podstawie prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia).
Po okresie ulgowym przedsiębiorca przechodzi na tzw. duży ZUS, gdzie składki liczone są od pełnej podstawy.
3. Zleceniobiorcy i osoby na umowach cywilnoprawnych
Osoby zatrudnione na umowie zlecenie lub umowie o dzieło mają różne obowiązki składkowe, w zależności od okoliczności.
- Umowa zlecenie – podlega obowiązkowi składkowemu, jeśli nie ma innego tytułu do ubezpieczenia. Składki (oprócz chorobowej) są obowiązkowe, a odpowiedzialność za ich opłacenie leży po stronie zleceniodawcy.
- Umowa o dzieło – w większości przypadków nie podlega składkom ZUS. Od 2021 roku obowiązuje jednak przepis, że każda umowa o dzieło musi być zgłoszona do ZUS-u (dla celów ewidencyjnych), ale bez obowiązku składkowego.
Również osoby współpracujące z przedsiębiorcami – np. małżonkowie – mogą podlegać obowiązkowi opłacania składek, jeśli wykonują pracę na rzecz działalności.
Różnice w opłacaniu składek w zależności od formy zatrudnienia
Forma prawna zatrudnienia decyduje o tym:
- jakie składki są obowiązkowe,
- kto odpowiada za ich naliczenie i opłatę,
- jakie świadczenia przysługują ubezpieczonemu w przyszłości.
Najpełniejsze ubezpieczenie społeczne daje umowa o pracę, która gwarantuje prawo do:
- emerytury i renty,
- zasiłku chorobowego i macierzyńskiego,
- świadczeń wypadkowych,
- opieki zdrowotnej,
- ochrony w przypadku bezrobocia (poprzez Fundusz Pracy).
Przedsiębiorcy i osoby zatrudnione na umowach cywilnoprawnych muszą samodzielnie zadbać o to, by ich składki były:
- prawidłowo naliczane,
- terminowo wpłacane,
- kompletne (np. z dobrowolną chorobową, jeśli planują urlop macierzyński).
Brak opłacania składek lub ich nieregularność może skutkować utratą praw do świadczeń, zaległościami wobec ZUS-u oraz naliczaniem odsetek karnych.
Dlatego znajomość zasad opłacania składek ZUS i ich konsekwencji jest niezbędna nie tylko dla pracodawców, ale także dla pracowników i samozatrudnionych. W kolejnej części przyjrzymy się dokładnie, ile wynoszą składki ZUS w 2025 roku, jakie są terminy ich płatności i co grozi za spóźnienie z przelewem.
Wysokość i terminy składek ZUS w 2025 roku
Minimalne i maksymalne podstawy wymiaru składek
Wysokość składek ZUS w Polsce zależy od tzw. podstawy wymiaru, czyli kwoty, od której naliczane są procentowe stawki poszczególnych składek. Dla przedsiębiorców i niektórych innych grup (np. osób współpracujących) przepisy określają zarówno minimalne, jak i maksymalne podstawy wymiaru składek.
W 2025 roku minimalna podstawa wymiaru składek ZUS dla przedsiębiorców wynosi 4242 zł brutto, co oznacza, że składki społeczne i zdrowotne nie mogą być liczone od niższej kwoty (z wyjątkiem tych, którzy korzystają z ulg, np. Mały ZUS Plus).
Z kolei maksymalna podstawa wymiaru składek (dla składek emerytalnej i rentowej) to równowartość 30-krotności przeciętnego wynagrodzenia rocznego. W 2025 roku limit ten wynosi ponad 234 000 zł rocznie, co oznacza, że po jego przekroczeniu składki na te dwa ubezpieczenia nie są już odprowadzane.
Ta zasada nie dotyczy składki zdrowotnej, która nie ma limitu górnego i jest naliczana od rzeczywistego dochodu lub przychodu – zależnie od formy opodatkowania.
Ile wynosi składka ZUS dla przedsiębiorcy i pracownika
Przedsiębiorca (tzw. duży ZUS)
Osoba prowadząca działalność gospodarczą, która nie korzysta z ulg i opłaca składki w pełnym zakresie, w 2025 roku musi zapłacić miesięcznie:
- Składka emerytalna: ok. 828,25 zł
- Składka rentowa: ok. 339,68 zł
- Składka wypadkowa: ok. 70,87 zł (stawka może się różnić w zależności od wielkości firmy)
- Fundusz Pracy i Solidarnościowy: ok. 106,05 zł
- Składka chorobowa (dobrowolna): ok. 102,52 zł
Łącznie: ok. 1447,37 zł (bez składki zdrowotnej)
Składka zdrowotna: obliczana na podstawie dochodu, np. przy ryczałcie może wynosić od 419,46 zł do nawet 1259,39 zł miesięcznie.
Łączna miesięczna kwota dla większości przedsiębiorców może więc przekroczyć 1800–1900 zł.
Pracownik etatowy
W przypadku osoby zatrudnionej na umowę o pracę, składki obliczane są od kwoty brutto wynagrodzenia. Przykładowo – przy pensji minimalnej (w 2025 roku: 4626 zł brutto), składki są dzielone na część pracownika i pracodawcy:
Pracownik płaci:
- emerytalna: 9,76% = 451,53 zł
- rentowa: 1,5% = 69,39 zł
- chorobowa: 2,45% = 113,34 zł
- zdrowotna: ok. 9% po odliczeniach = ok. 348 zł
Pracodawca dopłaca dodatkowo:
- emerytalna: 9,76%
- rentowa: 6,5%
- wypadkowa: zależnie od branży
- Fundusz Pracy i FS: 2,45%
W praktyce oznacza to, że całkowity koszt zatrudnienia pracownika jest wyższy niż wynagrodzenie brutto, a pracownik otrzymuje pensję netto pomniejszoną o składki i zaliczki podatkowe.
Terminy płatności i konsekwencje opóźnień
ZUS przewiduje ściśle określone terminy płatności składek, które zależą od statusu ubezpieczonego:
- do 5. dnia miesiąca – jednostki budżetowe i samorządowe,
- do 15. dnia miesiąca – pracodawcy rozliczający składki za pracowników,
- do 20. dnia miesiąca – osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (oraz osoby opłacające składki tylko za siebie).
Dla przykładu: składki za luty należy opłacić do 20 marca, a za marzec – do 20 kwietnia.
Niezapłacenie składki w terminie skutkuje:
- naliczeniem odsetek za zwłokę,
- utrudnieniem w uzyskaniu świadczeń (np. zasiłku chorobowego),
- utraceniem prawa do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, jeśli opóźnienie przekracza 30 dni,
- możliwością wszczęcia egzekucji przez ZUS – łącznie z zajęciem konta bankowego.
Warto pamiętać, że ZUS traktuje nawet 1-dniowe opóźnienie jako naruszenie obowiązku i nie rozróżnia przyczyn spóźnienia, chyba że są one uzasadnione np. błędem systemu bankowego. W szczególnych przypadkach możliwe jest złożenie wniosku o:
- umorzenie odsetek,
- rozłożenie zaległości na raty,
- odroczenie terminu płatności.
Płatnik składek może korzystać z Platformy Usług Elektronicznych (PUE ZUS), gdzie widoczne są wszystkie należności, terminy oraz historię wpłat. System ten umożliwia również elektroniczne składanie deklaracji, wniosków i korespondencję z ZUS.
Z uwagi na powagę konsekwencji finansowych i administracyjnych, osoby prowadzące działalność oraz pracodawcy powinni traktować płatności ZUS jako priorytet – obok podatków i pensji. W kolejnej części przyjrzymy się, jakie ulgi, zwolnienia i najczęstsze pytania dotyczą składek ZUS, a także jak korzystać z przysługujących uprawnień.
Ulgi, zwolnienia i najczęstsze pytania dotyczące składek ZUS
Ulga na start, mały ZUS i preferencyjne składki
Dla osób rozpoczynających działalność gospodarczą w Polsce system ubezpieczeń społecznych przewiduje kilka ważnych ulg i preferencji, które mają na celu ułatwienie wejścia na rynek i ograniczenie kosztów w pierwszych miesiącach prowadzenia firmy.
Ulga na start
To rozwiązanie dla osób, które pierwszy raz zakładają działalność gospodarczą lub nie prowadziły jej przez ostatnie 60 miesięcy. Przez pierwsze 6 miesięcy nie trzeba płacić składek na ubezpieczenia społeczne – dotyczy to składek: emerytalnej, rentowej, wypadkowej i chorobowej. Obowiązkowa jest jedynie składka zdrowotna.
Warunki:
- nie wolno świadczyć usług na rzecz byłego pracodawcy (w zakresie tożsamym do wcześniejszego zatrudnienia),
- po 6 miesiącach można przejść na preferencyjne składki.
To świetne rozwiązanie dla osób, które chcą przetestować pomysł na biznes lub startują z działalnością o niewielkich dochodach.
Preferencyjne składki przez 24 miesiące
Po zakończeniu ulgi na start przedsiębiorca może przez kolejne 2 lata płacić składki liczone od 30% minimalnego wynagrodzenia. W 2025 roku oznacza to podstawę wymiaru w wysokości ok. 1387,80 zł, a więc:
- składka emerytalna: ok. 271,14 zł
- składka rentowa: ok. 111,10 zł
- składka wypadkowa: ok. 23,20 zł
- składka chorobowa (dobrowolna): ok. 33,50 zł
Razem: ok. 439 zł + składka zdrowotna (ryczałtowa, zależna od formy opodatkowania)
Warunkiem korzystania z tej ulgi jest brak prowadzenia działalności przez ostatnie 60 miesięcy oraz nieświadczenie usług na rzecz byłego pracodawcy.
Mały ZUS Plus
To ulga dla mikroprzedsiębiorców, których średni przychód z ostatniego roku nie przekroczył 120 tys. zł, a dochód nie był wyższy niż 60 tys. zł. Dzięki temu można opłacać składki ZUS proporcjonalnie do dochodu – w praktyce nawet o połowę niższe niż pełne składki.
Z ulgi można korzystać przez maksymalnie 36 miesięcy w ciągu ostatnich 60 miesięcy prowadzenia działalności.
Co w przypadku choroby, zawieszenia działalności lub urlopu macierzyńskiego
Choroba i zasiłek
Osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą otrzymywać zasiłek chorobowy, ale tylko pod warunkiem, że:
- opłacają dobrowolną składkę chorobową,
- nie mają zaległości w płatnościach składek,
- zachowają ciągłość ubezpieczenia – np. nie spóźnią się z przelewem o więcej niż 30 dni.
Zasiłek chorobowy przysługuje od 34. dnia niezdolności do pracy, a w przypadku osób samotnie prowadzących firmę – już od 15. dnia. Wysokość zasiłku wynosi 80% podstawy wymiaru składek.
Zawieszenie działalności
W przypadku czasowego zawieszenia działalności gospodarczej nie trzeba opłacać składek na ubezpieczenia społeczne. Jednak:
- składka zdrowotna nadal jest obowiązkowa, jeśli przedsiębiorca nie zgłosił się do ZUS jako osoba niepodlegająca ubezpieczeniu zdrowotnemu z innego tytułu (np. jako członek rodziny).
- zawieszenie działalności nie zwalnia z obowiązku złożenia niektórych deklaracji lub rozliczeń podatkowych.
Urlop macierzyński
Przedsiębiorczynie mogą skorzystać z urlopu macierzyńskiego, ale muszą:
- opłacać składkę chorobową przez co najmniej 90 dni przed porodem,
- zgłosić się do ubezpieczenia dobrowolnego,
- terminowo opłacać wszystkie składki.
Zasiłek macierzyński wypłacany jest przez okres do 52 tygodni i wynosi 100% podstawy wymiaru przez 20 tygodni, a potem – zależnie od wyboru – 60% lub 80%.
Jak sprawdzić historię wpłat i składek na PUE ZUS
Platforma Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) to narzędzie, które umożliwia:
- sprawdzenie wysokości opłaconych składek,
- przeglądanie historii ubezpieczenia i zgłoszeń,
- sprawdzanie salda i ewentualnych zaległości,
- składanie wniosków o świadczenia online,
- kontakt z urzędnikami ZUS bez wizyty w placówce.
Aby korzystać z PUE ZUS, wystarczy:
- Zarejestrować się przez profil zaufany, bankowość elektroniczną lub e-dowód,
- Zalogować się na stronie www.zus.pl/pue,
- Przejść do zakładki „Ubezpieczenia i płatnicy”, „Składki i świadczenia” lub „Dokumenty rozliczeniowe”.
Dzięki temu przedsiębiorca lub pracownik może mieć pełną kontrolę nad swoimi ubezpieczeniami, składać dokumenty online i unikać błędów przy rozliczeniach.
Warto regularnie logować się na PUE ZUS, aby:
- sprawdzić, czy wszystkie składki zostały zaksięgowane,
- uzyskać informację o stanie konta emerytalnego,
- monitorować ewentualne zaległości lub nadpłaty.
Świadomość w zakresie składek ZUS to nie tylko obowiązek formalny – to przede wszystkim gwarancja bezpieczeństwa finansowego w przyszłości i dostęp do świadczeń, które mogą okazać się nieocenione w najtrudniejszych momentach życia.
FAQ składki ZUS
Kto musi płacić składki ZUS?
Składki ZUS muszą płacić osoby prowadzące działalność gospodarczą, pracownicy etatowi, zleceniobiorcy oraz osoby współpracujące z przedsiębiorcami.
Ile wynoszą składki ZUS w 2025 roku?
Dla przedsiębiorcy na tzw. dużym ZUS-ie pełna składka wynosi ok. 1800 zł miesięcznie (w tym składka zdrowotna uzależniona od dochodu).
Czy można skorzystać z ulg w opłacaniu składek?
Tak, osoby rozpoczynające działalność mogą skorzystać z ulgi na start, małego ZUS-u lub preferencyjnych składek przez pierwsze 24 miesiące.
Co jeśli nie zapłacę składki ZUS na czas?
Nieterminowe opłacenie składek skutkuje naliczaniem odsetek, a dłuższe zaległości mogą prowadzić do wszczęcia postępowania egzekucyjnego przez ZUS.
Jak sprawdzić swoje składki i historię wpłat?
Wszystkie informacje dotyczące składek można sprawdzić na platformie PUE ZUS po zalogowaniu się przez profil zaufany lub bankowość elektroniczną.