Obowiązkowy KSeF zmienił sposób wystawiania faktur dla większości polskich firm. Zamiast wysyłać PDF-a mailem przedsiębiorca przesyła teraz plik XML do systemu Ministerstwa Finansów i to stamtąd faktura trafia do kontrahenta. Brzmi skomplikowanie – w praktyce zajmuje kilka minut, jeśli korzysta się z odpowiedniego narzędzia. Jaki darmowy program do faktur wybrać?
Czym właściwie jest faktura w KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralne repozytorium faktur prowadzone przez Ministerstwo Finansów. Każda faktura wystawiona w systemie to plik XML zgodny ze strukturą logiczną FA(3). Plik musi spełniać określone wymagania techniczne, a dopiero po jego przyjęciu przez system faktura uzyskuje unikalny numer KSeF i status dokumentu prawnego.
Faktura w KSeF nie jest wysyłana w znany nam sposób, w wiadomości e-mail lub pocztą. Pojawia się w systemie odbiorcy automatycznie – wystarczy, że jest zintegrowany z KSeF.
Ważna różnica w stosunku do dotychczasowej praktyki jest taka, że faktura przyjęta przez system nie może być edytowana ani usunięta. Błędy koryguje się wyłącznie fakturą korygującą, bez ograniczeń co do liczby korekt.
Darmowy program do faktur a aplikacja MF – co wybrać?
Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia do rozliczeń. Aplikację Podatnika KSeF w wersji online i Aplikację Mobilną KSeF. Oba rozwiązania dają dostęp do systemu i pozwalają wystawiać faktury, ale nie obsługują codziennej pracy z dokumentami w pełnym zakresie. Aplikacja MF nie automatyzuje pobierania faktur kosztowych, nie integruje się z bazą kontrahentów, nie obsługuje wielu firm w jednym miejscu i nie generuje raportów ani statystyk. To narzędzie do podstawowego dostępu do systemu – nie do zarządzania dokumentami firmy. Może więc warto poszukać alternatyw?
Darmowy program do faktur, taki jak: https://afaktury.pl, łączy wystawianie faktur sprzedażowych z automatycznym pobieraniem dokumentów kosztowych z KSeF, obsługuje wiele firm, pozwala filtrować dokumenty, kontrolować płatności i generować zestawienia.
Bezpłatny plan umożliwia wystawienie do 3 dokumentów miesięcznie bez limitu czasowego – uczciwy start dla każdego, kto dopiero otwiera działalność.
Jak wystawić pierwszą fakturę w KSeF w afaktury.pl?
Zanim wystawisz pierwszą fakturę musisz połączyć program z KSeF. Integracja jest jednorazowa i nie wymaga technicznej wiedzy.
-
Krok 1 – Załóż konto w afaktury.pl. Rejestracja zajmuje chwilę. Nowe konto daje 30 dni pełnego dostępu do programu bez podawania danych karty.
-
Krok 2 – Wygeneruj token autoryzacyjny w systemie MF. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF, przejdź do ustawień i wygeneruj token. To jednorazowa czynność – token kopiujesz i wklejasz w ustawieniach afaktury.pl.
-
Krok 3 – Uzupełnij dane firmy. Wprowadź NIP, nazwę i adres działalności. Program pobierze dane z rejestru GUS, więc większość pól wypełni się samoczynnie.
-
Krok 4 – Dodaj kontrahenta. Wpisz NIP nabywcy, a program sprawdzi dane w rejestrze i uzupełni formularz. Kontrahenta można zapisać do bazy – przy kolejnych fakturach załaduje się jednym kliknięciem.
-
Krok 5 – Wypełnij fakturę. Wpisz nazwę towaru lub usługi, cenę, stawkę VAT i termin płatności. Program przelicza kwoty automatycznie.
-
Krok 6 – Wyślij do KSeF. Jeden przycisk wysyła fakturę do systemu. Program konwertuje dane do pliku XML, przesyła go do KSeF i odbiera numer – bez żadnego technicznego działania z Twojej strony. Status rejestracji widoczny jest od razu przy dokumencie na liście.
Co dzieje się po wystawieniu faktury?
Po przesłaniu pliku do KSeF system weryfikuje dwie rzeczy:
-
zgodność pliku ze strukturą logiczną FA(3);
-
uprawnienia osoby wysyłającej.
Jeśli plik jest poprawny, faktura otrzymuje numer KSeF. Jeśli zawiera błędy – zostaje odrzucona i należy ją poprawić oraz przesłać ponownie.
Datą wystawienia faktury wystawionej w trybie online jest dzień przesłania pliku do systemu – nawet jeśli numer KSeF zostanie nadany następnego dnia. Dlatego fakturę wysyłać należy tego samego dnia, w którym ją wystawiasz.
Co zrobić, gdy faktura zawiera błąd?
Faktura przyjęta przez KSeF staje się dokumentem prawnym. Nie można jej edytować, anulować ani usunąć. Każdy błąd – błędny NIP nabywcy, zła stawka VAT, pomyłka w kwocie – wymaga wystawienia faktury korygującej.
Jeśli plik XML zostanie odrzucony przez system – faktura w ogóle nie zostaje wystawiona. Nie ma wtedy mowy o korekcie ani anulowaniu. Wystarczy poprawić plik i przesłać go ponownie.
Jak działa tryb offline – kiedy z niego skorzystać?
KSeF przewiduje możliwość wystawiania faktur bez aktywnego połączenia z systemem przez każdą darmową aplikację.
W trybie offline24 dokument można wystawić poza systemem, ale trzeba go przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
Faktury wystawione w trybie offline, zanim trafią do systemu, muszą zawierać dwa kody QR. Pierwszy umożliwia weryfikację danych faktury, drugi potwierdza tożsamość wystawcy za pomocą certyfikatu KSeF. Po nadaniu numeru KSeF wystarczy jeden kod.
W razie planowanej przerwy technicznej MF termin na dosłanie faktury mija dzień po zakończeniu przerwy. Przy awarii ogłoszonej w BIP czas wydłuża się do 7 dni roboczych.
KSeF to duża zmiana dla polskich przedsiębiorców. Żeby uniknąć problemów, warto od razu sięgnąć po narzędzie, które odciąży Cię od formalności – np. bezpłatny program afaktury.pl, który automatycznie wysyła faktury do KSeF, gdy tylko system jest dostępny.
FAQ:
Czy darmowy program do faktur wystarczy do pracy z KSeF?
Bezpłatny plan afaktury.pl pozwala wystawić do 3 dokumentów miesięcznie bez limitu czasowego, a więc sprawdzi się przy małej aktywności firmy. Przy większej liczbie dokumentów warto rozważyć wyższy płatny, który znosi ten limit i daje dostęp do pełnej automatyzacji pobierania faktur kosztowych z KSeF.
Czy każda faktura wysłana do KSeF musi mieć kod QR?
Tak, jeśli faktura jest przekazywana nabywcy poza systemem – np. jako PDF. Kod QR umożliwia weryfikację dokumentu i potwierdzenie, że faktycznie istnieje w KSeF. Faktury wystawione online mają jeden kod QR z numerem KSeF, offline – dwa, dopóki nie trafią do systemu.
Czy program do faktur zintegrowany z KSeF jest bezpieczny?
Integracja odbywa się przez token autoryzacyjny wygenerowany przez samego przedsiębiorcę w systemie MF. Program działa w jego imieniu w ramach nadanych uprawnień. Tokeny będą ważne do końca 2026 roku – od 2027 roku zastąpią je certyfikaty KSeF.
Źródła:
https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20
https://afaktury.pl/