Zarządzanie dokumentami w sposób cyfrowy znacząco usprawnia i upraszcza przepływ danych w obrębie przedsiębiorstwa. Dzięki temu dany podmiot gospodarczy osiąga szereg wymiernych korzyści. Przede wszystkim poprawia się komunikacja między pracownikami, decyzje podejmowane są szybciej, zaś ryzyko występowania poważnych błędów jest ograniczone do absolutnego minimum. W niniejszym artykule przedstawiamy komplet informacji o nowoczesnych narzędziach do cyfrowego zarządzania dokumentami w firmie. Zapraszamy do wnikliwej lektury.
Czym jest cyfryzacja?
Cyfryzacja przedsiębiorstwa oznacza wprowadzanie do firmy rozwiązań informatycznych, takich jak specjalistyczne aplikacje czy systemy komputerowe. Pozwalają one usprawnić kluczowe obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa. Obejmują one m.in. obieg dokumentów, obsługę klienta, procesy księgowe, sprawy kadrowe czy zarządzanie produkcją.
Współcześnie cyfryzacja biznesu stała się nie tylko trendem, ale wręcz koniecznością. Ostatnie lata dobitnie pokazały, że bez unowocześniania procesów i inwestowania w rozwiązania cyfrowe trudno jest prowadzić działalność na wysokim, konkurencyjnym poziomie. Zjawisko to będzie nadal przybierało na sile, zwłaszcza w kontekście coraz bardziej rozwiniętej cyfryzacji usług publicznych oraz systemu podatkowego. Badania potwierdzają, że przedsiębiorcy dobrze rozumieją tę potrzebę i patrzą na digitalizację przede wszystkim przez pryzmat potencjalnych korzyści, jakie mogą dzięki niej osiągnąć.
Najważniejszymi efektami wdrożenia rozwiązań cyfrowych są redukcja kosztów, zdecydowany wzrost wydajności oraz ogólna poprawa efektywności organizacji. Dzięki cyfryzacji firma zyskuje również przewagę konkurencyjną, może wejść na nowe rynki i łatwiej dociera do kolejnych grup klientów.
Cyfrowe zarządzanie dokumentami – na czym to polega?
Inwestycja we wprowadzenie cyfrowych rozwiązań w obszarze obiegu dokumentów może przynieść właścicielom firm całą masę wymiernych korzyści. Jak wiadomo, każda firma generuje i przetwarza ogromną liczbę dokumentów: wystawia faktury, podpisuje umowy, tworzy i analizuje wnioski, wysyła pracowników na delegacje, gromadzi dane dotyczące zatrudnienia. Zaawansowany program do fakturowania oraz oprogramowanie do zarządzania dokumentacją to dziś absolutny must have!
Te codzienne czynności sprawiają, że ilość dokumentacji rośnie w bardzo szybkim tempie, a jej uporządkowanie i właściwe zarejestrowanie staje się coraz trudniejsze. Nietrudno więc o sytuacje, w których pojawia się bałagan, opóźnienia, a nawet zagubienie ważnych pism. Właśnie dlatego wdrożenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami może być realnym i skutecznym sposobem na opanowanie tych wyzwań oraz zdecydowane usprawnienie firmowych procesów.
Elektroniczny obieg dokumentów – korzyści
W firmach posiadających rozbudowane działy kadrowo-płacowe szczególnie widać, jak obciążająca może być ręczna obsługa dokumentów. Pracownicy działu kadr często mierzą się z ogromem spraw. Można jednak sprawić, że realizacja tych zadań będzie szybsza, bardziej uporządkowana i mniej obciążająca. Elektroniczny obieg dokumentów znacząco ogranicza ilość pracy manualnej, automatyzuje wiele czynności i sprawia, że cały proces przebiega sprawniej.
Warto podkreślić, że na pierwszy rzut oka może się wydawać, że zakup systemu do zarządzania dokumentami generuje dodatkowe koszty. W praktyce jednak wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów prowadzi do realnych oszczędności. Kolejną istotną zaletą cyfrowego obiegu dokumentów jest łatwy dostęp do potrzebnych plików. Wszystkie dokumenty są przechowywane w chmurze lub centralnym systemie, do którego można się zalogować o każdej porze i z dowolnego urządzenia.
Jeśli szukasz wsparcia w zakresie implementacji elektronicznego obiegu dokumentów, koniecznie postaw na rozwiązania przygotowane przez firmę Symfonia. Symfonia dostarcza zintegrowane narzędzia biznesowe, w tym system eDokumenty – nowoczesną platformę do zarządzania dokumentami i ich elektronicznego obiegu. System ten umożliwia centralizację dokumentacji, segregację, nadawanie uprawnień i archiwizację w chmurze oraz integrację z rachunkowością czy księgowością. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą usprawnić procesy zatwierdzania, księgowania i obiegu dokumentów, co przekłada się na oszczędność czasu i minimalizację ryzyka występowania poważnych błędów.